Al 12,5 jaar een waardevol partnership tussen GEBA Trans en I-TeQ
‘Met een standaardoplossing heb je geen concurrentievoordeel’ zegt Jerry Schlüter over het uitgangspunt van GEBA Trans om met I-TeQ een langdurige samenwerking in 2009 aan te gaan. Ze willen onderscheidend zijn in de logistieke markt en kiezen voor Mitoz, het maatwerk TMS van I-TeQ. Vanwege de aanhoudende groei en logistieke ambitie van GEBA Trans kiezen ze ervoor om in 2017 Mitoz grootschalig door te ontwikkelen om zo onderscheidend te kunnen blijven in hun klantgerichte dienstverlening.
Ook recent nog heeft GEBA Trans een nieuwe transportmodule in gebruik genomen om hun klanten nog beter van dienst te kunnen zijn en de ontwikkelingen blijven doorgaan. Redenen genoeg om via Teams in gesprek te gaan met de drijvende krachten achter het Mitoz projectteam bij GEBA Trans: Kevin Holla, bedrijfseconomisch medewerker en Jerry Schlüter, business controller en lid van het management team.
Samen maatwerk leveren
‘Het recent opgeleverde project, de transport planningsmodule ten behoeve van de vestiging in Tilburg is een goed voorbeeld van de uitstekende samenwerking’, zegt Kevin. Door in een vroeg stadium met elkaar in overleg te gaan en op detailniveau een scope te bepalen waarin beschreven staat hoe het project eruit komt te zien ontstaat er een rode draad voor het project. Door de wekelijkse opleversprints kunnen we chronologisch de ontwikkeling monitoren en waar nodig bijsturen en verder detailleren. Kevin is ook betrokken bij de brainstormsessies, de implementatie en het instrueren van de eindgebruikers van het Mitoz TMS.
‘Het huidige Mitoz sluit naadloos aan op alle diensten die wij leveren aan de klant i.c.m. met uitstekende gebruikersvriendelijk voor de medewerkers’, Kevin
Zowel Kevin als Jerry zijn vanaf het begin van hun dienstverband betrokken bij de ontwikkeling van Mitoz, Jerry zegt ‘ ik kan de mogelijkheden van Mitoz wel dromen’. Ze werken nauw samen om met andere collega’s in teamverband de wensen voor de toekomst in Mitoz vorm te geven. Hiervoor maken ze gebruik van user story’s om specificaties te definiëren en waarborgen ze de systeemkennis op de afdelingen via key users. De gebruikerservaringen van deze key users bieden ook input om te vernieuwen; hierbij gaat het om een combinatie van klantgerichte toepassingen en proces aanpassingen waarbij Mitoz een ondersteunende rol heeft. ‘Door de korte communicatielijnen met het projectteam aan I-TeQ-zijde zijn ze goed geïnformeerd en snel op de hoogte van de status van het project en dat werkt efficiënt’, vertelt Kevin.
Klantwaarde vergroten
Niet alleen tijdens de softwareontwikkeling wordt er agile gewerkt. De GEBA Mitoz omgeving is zo flexibel ingericht dat GEBA Trans als organisatie wendbaar is om relationele afspraken, instructies en werkprocessen te kunnen aanpassen aan specifieke klanteisen en -wensen.
Daarnaast biedt Mitoz ook een goede basis voor het toepassen van “lean management”. Mitoz is transparant ingericht en hierdoor is het intuïtief duidelijk welke gegevens geregistreerd dienen te worden. Door zelfontwikkelde BI rapportages is GEBA Trans in staat de kwaliteit van de ingevoerde data te valideren. Het is eenvoudig om belangrijke informatie zoals contractafspraken, mailverkeer en transportdocumenten op relatie- en/of dossier niveau naar Mitoz te slepen zodat voor iedereen inzichtelijk is wat er is afgesproken.
Door het op gebruiksvriendelijke wijze registreren van onregelmatigheden in Mitoz is het mogelijk om de performance van GEBA Trans te meten en op basis hiervan verbeteringen toe te passen. Dit maakt dat men continu kan blijven verbeteren en nog meer waarde kan creëren voor klanten.
Organisatie en software in beweging
GEBA Trans blijft natuurlijk in beweging en anticipeert op de markt waarin zij opereert en voorziet ook in de individuele klantwens. Dat leidt regelmatig tot nieuwe inzichten waarbij beslissingen genomen worden die direct van invloed kunnen zijn op modules binnen het systeem. Dan is een goede samenwerking met de TMS-leverancier essentieel om in deze situatie de software te laten aansluiten op de veranderende organisatie. Zo ook met groei van de organisatie en is het recente opschalen van vaste charters aanleiding geweest om een transport planningsmodule aan Mitoz toe te voegen.
‘Mitoz voelt als een eigen systeem omdat je tot achter de komma hebt kunnen meebeslissen over wat je erin wil hebben. Zelfs als je later door voortschrijdend inzicht je initiële specificaties weer wil aanpassen dan blijft dat gewoon mogelijk. Mitoz blijft uiteindelijk een up-to-date vertaalslag van je wensen, klantgerichtheid en organisatie’, Jerry
Mitoz zorgt eveneens voor een uniforme, efficiënte en effectieve werkwijze door allerlei handigheden waardoor de medewerkers hun werk optimaal kunnen doen. Denk hierbij aan het werken met “dossiermallen”, het verrijken van data en het raadplegen van historische data.
´Het realiseren van een technische oplossing, waarin de combinatie wordt gelegd tussen “agile”, “efficiënt en effectief” en “lean management”, maakt dat wij een fantastische solide basis hebben gelegd om nu verdere stappen te zetten in onze digitale ambities.’
Ontwikkelingen voor de toekomst
‘Je bekijkt altijd hoe je kunt inspelen op de markt, maar je hebt wel een businesscase en data nodig om dit te kunnen realiseren en dan is het prettig dat als wij wensen hebben I-TeQ in staat is om hier invulling aan te geven’ zegt Jerry. Hij verwacht dat connectiviteit steeds belangrijker wordt en ze willen hun klanten steeds meer kunnen aanbieden.
Een voorbeeld hiervan is de Order Entry / Track & Trace API welke bewust generiek is opgezet: zo is er o.a. gekozen om in één formaat Mitoz te kunnen voorzien van de juiste gegevens om zo gegevensstromen uniform te maken. Om de doorlooptijd te verkorten zijn er bij GEBA Trans twee system engineers aangenomen die zorgen voor het aanleveren van de klantdata bij Mitoz om op die manier de connectiviteit te borgen maar wel flexibel te blijven in de vorm waarop ze de data ontvangen. Met 300 unieke klanten zou een individuele koppeling per klant immers een kostbaar en een langdurig traject worden. Als additionele service naar de klant is er ook tracking en tracing functionaliteit toegevoegd. Door op deze manier te verbinden met klantsystemen wordt ook de band tussen GEBA Trans en de betreffende klanten steeds hechter.
Naast connectiviteit verwacht Jerry dat BI reporting, tracking & tracing steeds belangrijker zullen worden en processen steeds meer geïntegreerd worden in de toekomst.
Hij weet één ding zeker; ‘er komen nog genoeg aanpassingen de aankomende jaren’; de dynamiek binnen GEBA Trans en de markt waarin ze opereren blijft een constante factor.
Het maatwerkconcept van I-TeQ sluit mooi aan bij het individuele wensenpakket van GEBA Trans qua automatisering. GEBA Trans weet dat bij toekomstige wijzigingen binnen en buiten de organisatie er altijd mogelijkheden zijn om het Mitoz-systeem flexibel mee te laten bewegen en groeien. Dit heeft zich in de jarenlange samenwerking al vele malen bewezen.
‘Door de juiste input en samenwerking kom je tot bepaalde inzichten en ontstaat er een wisselwerking waardoor je kunt groeien en inspireer je elkaar tot innovatie’, aldus Jerry.
Meer over GEBA Trans: www.gebatrans.com