Samen blijven ontwikkelen

Hoe een softwareproject uitgroeide tot een samenwerking die blijft verbeteren

Veel softwareprojecten eindigen op het moment dat een systeem live gaat.

Bij Heisterkamp begon het toen eigenlijk pas.

Wat in 2020 begon met de eerste gesprekken over nieuwe software, groeide in de jaren daarna uit tot een samenwerking waarin processen, dienstverlening en het platform zich stap voor stap bleven ontwikkelen. De livegang van Kratoz in 2022 was geen eindpunt, sindsdien zijn Truck en Trailer Rental verder uitgebreid en zijn onder meer Fleet Solutions en Breakdown Services toegevoegd aan een platform dat met de organisatie is meegegroeid.

Tijdens ons gesprek met Process Manager Chosita Dijkman en Business Analist Stefan Thegelkamp viel één ding direct op. Er werd nauwelijks over software gesproken.

Het gesprek ging over collega’s, over processen, over gebruikers, over nieuwe dienstverlening en over verbeteringen die in de dagelijkse praktijk waren ontstaan. Misschien zegt dat wel meer dan welke omschrijving van het platform ook.

De software is niet het onderwerp. Het ondersteunt het werk dat iedere dag gedaan moet worden.

Verbeteringen beginnen in de praktijk

In de afgelopen jaren is Kratoz stap voor stap meegegroeid met de organisatie.

Naarmate de organisatie zich verder ontwikkelde, ontstonden ook nieuwe vragen vanuit de praktijk. Het platform ontwikkelde zich daarin stap voor stap mee.

Fleet Solutions werd verder ontwikkeld en Breakdown Services, een bestaand team binnen Heisterkamp, werd vanaf januari 2026 geïntegreerd binnen Fleet Solutions. Beide bedrijfsonderdelen beschikken daarbij over een eigen omgeving binnen Kratoz. Op dit moment wordt gewerkt aan External Maintenance Contracts, hiermee wordt ook het onderhoud aan materieel van derden en de bijbehorende financiële afhandeling binnen hetzelfde platform ondersteund.

Daarnaast zijn verschillende koppelingen, rapportages en geautomatiseerde processen toegevoegd om het dagelijkse werk verder te ondersteunen.

Opvallend is dat deze ontwikkelingen niet zijn ontstaan vanuit een vooraf uitgestippelde roadmap.

Vrijwel iedere verbetering begon met een vraag uit de praktijk.

Een medewerker liep ergens tegenaan, een proces kon slimmer, een handmatige handeling kostte onnodig tijd of een nieuwe dienstverlening vroeg om een andere manier van werken.

Juist daar ontstonden de ideeën die vervolgens gezamenlijk werden uitgewerkt.

Samen ontwikkelen

Binnen Heisterkamp vormen Process Manager Chosita Dijkman, Business Analist Stefan Thegelkamp en de Heisterkamp development afdeling een belangrijke schakel tussen de dagelijkse praktijk en de verdere ontwikkeling van het platform. Aan de kant van I-TeQ zijn Edwin, Chantal en hun collega’s al jarenlang nauw betrokken bij deze ontwikkeling.

Tijdens periodiek overleg worden nieuwe ideeën besproken, processen geëvalueerd en verbeteringen stap voor stap uitgewerkt. Niet als losse wensen maar als gezamenlijke stappen die aansluiten bij de manier waarop Heisterkamp werkt.

Door het directe contact tussen beide teams ontstaan oplossingen die direct hun weg vinden naar de praktijk en dat is ook terug te zien in de resultaten.

Een facturatieproces dat aanzienlijk sneller en efficiënter is geworden, uitgevoerde trailerchecks worden automatisch omgezet naar maintenance lines binnen Kratoz.

Nieuwe dienstverlening die direct vanuit hetzelfde platform wordt ondersteund.

Verbeteringen die ooit begonnen als een idee en inmiddels vanzelfsprekend onderdeel zijn van de dagelijkse werkwijze.

Meer dan software

Misschien is de grootste ontwikkeling van de afgelopen jaren niet eens het platform zelf maar is het de manier waarop verbeteringen ontstaan.

Doordat gebruikers ervaren dat ideeën serieus worden genomen en daadwerkelijk worden gerealiseerd, groeit ook de bereidheid om zelf mee te denken over volgende verbeteringen. Daarmee ontstaat een samenwerking waarin continu verbeteren onderdeel wordt van de dagelijkse praktijk.

Na zes jaar samenwerken ondersteunt Kratoz inmiddels veel meer dan alleen Truck en Trailer Rental. Het platform is meegegroeid met de organisatie en blijft dat ook doen.

Want zolang de organisatie zich blijft ontwikkelen ontstaan er nieuwe ideeën en juist die ideeën vormen telkens weer het vertrekpunt voor de volgende verbetering.

“Niet leverancier en klant maar partners in ontwikkeling.”
Chosita Dijkman & Stefan Thegelkamp – Heisterkamp